۱۳۹۶ جمعه ۳۱ شهريور

 

شرح وظایف کارکنان واحد دبیرخانه

1. ثبت کلیه مکاتبات چه بصورت حضوری ارباب رجوع و چه بصورت پستی با استفاده از نرم افزاری دبیرخانه
2. ثبت و ارجاع کلیه مکاتبات حسب دستور مقام مافوق شبکه
3. مشخص نمودن عنوان فرستنده و گیرنده و شماره و تاریخ نامه های در دست اقدام
4. کپی برداری از ارجاعات مقام مافوق و ارسال آن به واحد های مربوطه
5. اسکن نمودن نامه ها و مکاتبات داخلی و خارجی
6. بایگانی نمودن سوابق نامه های صادره در زونکن مخصوص
7. پیگیری سوابق نامه ها حسب دستور مقام مافوق شبکه
8. ممهور نمودن نامه ها و مکاتبات طبق امضاء مدیر و معاونین
9. back up گرفتن از کلیه مکاتبات و نرم افزار نمودن اطلاعات مربوطه
10. کنترل و تفکیک نامه های اداری طبق موضوع
11. حفظ و نگهداری سوابق نامه ها و اوراق طبق مقررات و اصول بایگانی و تهیه فهرست مربوطه بر اساس روش تعیین شده
12. ثبت کلیه فاکس های دریافتی و ارسال به واحد مربوطه حسب دستور مقام مافوق