۱۳۹۸ چهارشنبه ۲۶ تير

نام واحد : دبیرخانه

مسئول واحد : زهره سهراب زاده

متصدی امور دفتری و بایگانی (تایپیست) : مریم لولویی

متصدی امور دفتری و بایگانی : معصومه گوشکی نژاد

شرح وظایف :

* خواندن نامه ها و بخشنامه هایی که به بایگانی ارجاع می شوند و ثبت آنها در دفاتر مربوطه، بعد از مطالعه

* ضبط نامه ها و بخشنامه ها درکلاسورهای مربوطه یا پرونده های کارکنان

* انجام اقدامات لازم در خصوص نامه ها طبق درخواست مسئولین مافوق

* حفظ و حراست از نامه ها و بخشنامه ها

* جلوگیری از ورود و خروج افراد غیرمجاز به بایگانی و دسترسی به پرونده ها

* دریافت نامه ها، احکام، دعوتنامه ها، روزنامه ها، کتب، جزوات، امانات و توزیع آنها بین افراد واحدهای مختلف و اخذ رسید در صورت لزوم

* اقدام در پست کردن نامه ها و یا ارسال محمولات و امانات از طریق شرکت پست

* ثبت مشخصات نامه ها در دفاتر مربوط و تحویل آنها

* تحویل گرفتن انواع نامه ها، مدارک و احکام مهم محرمانه و فوری و نظایر آنها

* حمل و توزیع انواع مکاتبات و مدارک و محمولات و امانات در خارج از محل کار با وسیله نقلیه مناسب در شهر

* انجام سایر امور مشابه، توزیع نامه ها و پرونده ها بین کارکنان در صورت محدودیت حجم وظایف محوله طبق دستور مقام مافوق

* تایپ کردن نامه ها و یادداشت های اداری از روی پیش نویسهای خطی

* تایپ کردن بخشنامه ها و یادداشت ها، گزارشها و نامه های چاپی

* مطابقت دادن مطالب ماشین شده با نسخه اصلی و تصحیح آنها در صورت لزوم

* ماشین کردن مطالب اداری بصورت فنی و دقیق

* ایجاد و ارسال نامه های اتوماسیون اداری به دانشگاه

* ارسال نامه های دانشگاه به مدیریت بیمارستان

* بایگانی کردن کلیه نامه های اداری

* بایگانی کردن مرخصی و احکام پرسنل

* تشکیل پرونده پرسنلی برای پرسنل